Fuente: www.expansion.com

 

Bikefriendly es una pequeña empresa que dota a los hoteles de servicios e infraestructuras para ciclistas, como la instalación de talleres o espacios de lavado. El cicloturismo aún es un sector por explorar, por eso esta empresa aprovecha la asistencia a ferias turísticas para contactar con nuevos clientes y dar a conocer este tipo de actividades. Los amantes de la bicicleta y las cadenas hoteleras son su público y, por tanto, tratar con ellos de manera personal es su meta al asistir a estos eventos.

 

Como Bikefriendly, cada vez son más las pymes que conciben su participación en estos encuentros como una estrategia de promoción para potenciar su negocio. Sin embargo, para sacarle el máximo partido, el primer paso es establecer de manera clara cuáles son los objetivos. Estos pueden ir desde encontrar nuevos distribuidores o proveedores, ganar notoriedad e influencia, hasta conocer las tendencias del mercado o como un punto de venta especial.

Uno de los principales fallos es querer ser demasiado ambicioso y, por tanto, no emplear bien los recursos que se tienen. Lo ideal es marcarse una o dos metas claras y centrar todas las actividades en conseguirlas. “Al saber qué es lo que se desea alcanzar, será más fácil elegir la feria a la que se quiere asistir para asegurar así la mayor efectividad y el retorno de la inversión”, explica Luis Cortés, presidente ejecutivo de Ifema.

 

 

- El sector, quién es el organizador, si el alcance es nacional o internacional y recabar información sobre ediciones anteriores son puntos clave para analizar los efectos que podrá tener el evento. Todo ello ayudará a conocer la capacidad de convocatoria y prever si va a atraer a los profesionales o clientes más interesantes. Por ejemplo, si una bodega quiere contactar con nuevos proveedores, tendrá que asistir a un evento especializado en su nicho. Pero si lo que pretende es dar con nuevos clientes, podrá asistir a citas de la hostelería y restauración para difundir los productos entre estos negocios.

 

- La pyme también debe informarse sobre otras empresas expositoras, tanto competidoras como con las que poder establecer alianzas. Lo ideal es que, con esta información, intente cerrar reuniones con los expositores de su interés. “Este aspecto es importante, ya que una vez comenzada la feria suele ser difícil concertar citas. Igualmente, es útil averiguar qué negocios hay en la zona en la que se celebran las jornadas para comunicarles la intención de exponer en la feria e invitarlos a que visiten el stand”, asegura Eva Pulido, subdirectora de la dirección general de internacionalización de la empresa de Icex.

 

- Es clave elaborar un presupuesto para asegurarse de que se va a poder hacer frente a los costes. Se puede pedir información a los organizadores sobre el valor de la inscripción, las formas de pago y calcular cuánto va a suponer el hospedaje y qué cantidad de personal se va a necesitar. En cualquier caso, el gasto principal se da en el alquiler del espacio y preparación del stand, que suele representar entre un 20% y un 50% del coste total. Por ejemplo, en el salón náutico internacional de Barcelona, alquilar un puesto va desde 2.300 hasta 8.000 euros.

 

- Para escoger la ubicación hay que estudiar el plano general de la feria, observar cuál es la zona de más tránsito y qué tipo de empresas se van a situar alrededor. Lo ideal es uno abierto por sus diferentes lados para que sea fácil acceder a él. Respecto a la estética, los materiales utilizados tienen que ser atractivos y que aporten información de la empresa, por ejemplo, fondos especiales con el logo. El diseño debe estar unido a los objetivos. Si lo que se pretende es conseguir muchas entrevistas breves, el espacio puede ser pequeño; pero si lo que se busca es cerrar contratos, es necesario contar con una localización mayor y cómoda.

 

 

- Además se tendrá que nombrar a un responsable que supervise a los diferentes equipos. Hay que tener en cuenta que los tiempos de venta son menores, por lo que se deben buscar personas resolutivas, que sean capaces de sintetizar la información más importante. Y analíticas, para mejorar rápidamente lo que esté fallando de la estrategia.

Es importante cerrar un cronograma de actividades y preparar la documentación adaptada al idioma del lugar en el que se celebra la feria, y en inglés, para asegurarse de que todo el mundo la entienda. La oferta en una feria es inmensa, por lo que habrá que valorar cómo se va a persuadir al cliente. Una de las vías más efectivas es a través del márketing directo, es decir, a través de obsequios, tarjetas en donde figure información como el nombre de la compañía, la dirección y la web, y catálagos que expliquen los servicios de la empresa. También es necesario llevar documentación para tomar pedidos, órdenes de compra y talonarios de facturas, por ejemplo.

 

El éxito de la participación en una feria depende, en gran medida, de la calidad de los contactos que se hayan conseguido. Se debe seguir una estrategia rápida que permita identificar si se está frente a un potencial cliente, de un curioso o de un competidor. Para ello, por ejemplo, hay que huir de las preguntas cerradas como “¿puedo ayudarle?”. Es mejor lanzar cuestiones abiertas como, “¿en qué le puedo ayudar?”, así el visitante explicará su caso y el empresario podrá conocer las necesidades que tiene. Además, también es importante generar una base de datos de las personas con las que se ha entrado en contacto para poder realizar después un seguimiento y poder recurrir a ellos en un futuro.

 

Este tipo de jornadas no son eventos estáticos y un error bastante común que se suele cometer es asistir a una feria y no moverse del espacio adjudicado a la empresa, esperando que simplemente alguien se pare.

 

 

Pero tampoco se debe cometer el fallo de dejar el stand y confiarlo a una azafata, que quizá no sepa informar al detalle en caso de que alguien se interese. Por ello, es recomendable que esté al menos atendido por dos personas que conozcan muy bien el producto o servicio de la empresa, de manera que uno de ellos pueda estar presente en las actividades paralelas que se organizan en la feria para aumentar su visibilidad.

 

Por ejemplo, la participación en los foros genera reputación y la organización de demostraciones asegura la diferenciación frente a la competencia, además de ser una herramienta por el impacto visual.

 

Formar parte de estos eventos permite al empresario contactar con otros negocios y posibles socios. De este modo, también se puede conocer cómo está trabajando la competencia y cuáles son sus propuestas. En muchas ocasiones, estas iniciativas tienen aforo limitado, por lo que se debe prestar atención a los plazos de inscripción.

 

Buscar nuevos clientes “Lo que más valoramos de nuestra asistencia a ferias es la posibilidad de realizar colaboraciones, posibles alianzas y opciones de negocio con empresas del sector”, asegura Raúl Villacampa, socio-cofundador de Bikefriendly, empresa dedicada a la instalación en hoteles de espacios dedicados a los ciclistas, como un taller de reparación.

El principal objetivo de este negocio al acudir en ferias ha sido ganar visibilidad para captar nuevos clientes. Fitur, del sector turístico, y Unibike, especializada en el ciclismo, así como la participación en diferentes eventos deportivos es lo que le ha permitido a esta pyme la posibilidad de crear sinergias. Destacan las conseguidas con diferentes agencias de viajes o la colaboración con diferentes empresas para crear rutas deportivas.

 

Dada la complejidad de preparación de estos eventos recomiendan contar con una persona que se encargue de toda la logística, un departamento de imagen y comunicación que también prepare todos los soportes de lo que se quiere transmitir en cada jornada, así como ser conscientes de los gastos que van a asumir. Ellos han tenido que invertir entre 3.000 y 6.000 euros, una cifra que ha variado según el ‘stand’, metros contratados, días de duración y la cantidad de personal que acudió.

Buscar notoriedad ha sido el principal objetivo que ha perseguido la pyme Luz WaveLabs, que desarrolla productos para la generación de ondas electromagnéticas.

 

“En las siguientes ferias en las que vamos a participar, queremos potenciar la venta de los productos desarrollados en un entorno internacional”, comenta Ángel Rubén Criado, presidente y cofundador de esta empresa, quien recomienda al resto de pymes que seleccionen muy bien los eventos a los que quieren ir. Aunque la preparación de la presentación del producto no supuso una gran inversión, ahora, al cambiar los objetivos y querer llegar a la venta, calculan que van a invertir entre 3.000 y 5.000 euros en cada uno de los congresos internacionales a los que van a asistir.

 

Destacan su asistencia al Salón MiEmpresa y The South Summit, eventos para emprendedores y pymes, en las que ganaron visibilidad y que les sirvieron para ser premiados en foros posteriores. Pero la principal dificultad que se encontraron en estos primeros momentos fue comunicar un proyecto científico a un público amplio; por eso, lo que buscan en los siguientes foros es entrar en contacto con un ámbito más especializado.

- Póngase en contacto con los clientes potenciales nada más llegar a la empresa. Es esencial para evitar que se olviden y pierdan el interés por los productos o servicos.

 

- Mida el impacto del evento en la compañía, tanto a nivel económico, como la calidad de los contactos o número de pedidos firmados.

 

- Elabore una memoria e informe para evaluar aspectos técnicos y comerciales de la feria, como la organización o tipo de público que ha asistido.

 

- Fitur: es un encuentro global de los profesionales del sector que se celebra cada mes de enero en Madrid. Es uno de los eventos de referencia y en la última edición participaron casi 10.000 empresas, de 165 países.

 

-TTG Incontri: es la más importante del sector en la ciudad de Rimini, Italia, y la pasada edición reunió a más de 130 países. Esta feria puede resultar de interés para las pymes españolas, ya que este país constituye el cuarto país emisor de turistas de España.

- Fruit Attraction: se ha convertido en una cita de referencia del sector hortofrutícola a nivel europeo. En la pasada edición en Madrid participaron 800 empresas expositoras, un 26% más que la convocatoria anterior.

 

- Alimentaria: celebrada en Barcelona, se constituye como un centro de negocios internacional. De hecho, en la última convocatoria expusieron empresas de más de 50 países. También hay hueco para los productos más innovadores.

 

- GastroFial: convocada en Extremadura, reúne a los profesionales de la industria agroalimentaria, proveedores, cadenas de distribución, tiendas especializadas y auxiliares del sector.

- E-show: es la mayor feria de comercio electrónico y márketing online de Iberoamérica. Se celebra en Barcelona, Madrid, Lisboa, Sao Paulo, Bogotá, Lima y México D.F.

 

- Feria del Móvil: los fabricantes de móviles dan a conocer sus novedades en este evento de Barcelona. Se la conoce como uno de los eventos de referencia a nivel mundial de las empresas de telefonía.

 

- IFA: esta feria de Berlín, donde se exponen dispositivos de consumo electrónico, reúne a representantes internacionales del sector de la electrónica, información e industrias de las comunicaciones.

- Salamaq: en ella se unen profesionales del sector agropecuario de todas las comunidades autónomas. También ofrece un espacio de innovación e investigación, promovido por la Universidad de Salamanca.

 

- Achema: jornada internacional en Frankfurt de ingeniería química, protección ambiental y biotecnología dirigida a empresas de todos los tamaños, incluidas las de reciente creación.

- Midest: organizada en París, fomenta las colaboraciones entre fabricantes y el contacto con proveedores de metales, maderas, mareriales plásticos o de electrónica.

 

- International Engineering Fair (MSV): en Brun, República Checa, es la feria industrial líder en Europa del Este con una media de más de 75.000 visitantes de 59 países.