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6 claves para organizar una reunión de trabajo productiva
Fuente: Universia Chile
Aunque muchas veces puede resultar fastidioso el llamado de un jefe para una reunión, estas instancias son necesarias para mantener a flote cualquier empresa y sacar lo mejor de cada miembro del equipo. No obstante, su eficacia dependerá en gran medida de la forma en la que se organicen. Para evitar que se conviertan en un pérdida total de tiempo, te presentamos 6 claves para organizar una reunión de trabajo productiva, publicadas por el portal Inc.
1. Evalúa si la reunión es estrictamente necesaria. Cuando estas instancias pasan a ser parte de la cotidianidad de la oficina, probablemente se transformarán en charlas sociales sin ningún fin aparente y todos perderán el tiempo. Antes de llamar a nadie a la sala de reuniones debes agotar otros recursos, como enviar emails, postear comunicados en carteleras, etc.
2. Establece objetivos claros. Los objetivos de la reunión deben estar claros para todos los asistentes desde un primer momento. De esta forma evitarás que la conversación se vaya por las ramas y no se llegue a ningún acuerdo o intercambio de ideas productivo.
3. Sé puntual y controla los tiempos. Nadie puede mantener la atención por más de dos horas, además, si haces que la reunión se alargue más de la cuenta resultará aburridísima. Si estableces una hora de comienzo, respétala, controla los tiempos y no dejes que se pierda el punto de foco.
4. No tengas miedo al conflicto. Como ya fue señalado, los comunicados pueden ser transmitidos a través de correos electrónicos u otros medios alternativos. Por lo general, uno de los principios fundamentales de las reuniones es que se genere debate e intercambio de ideas entre los participantes. Por eso no debes tener miedo si surge alguna que otra discusión, esto es totalmente normal. Lo que debes hacer es tratar de moderar el debate y transformarlo de una experiencia positiva para sus protagonistas y para el resto.
5. Prohíbe el uso de dispositivos. Los smartphones y las tablets pueden ser elementos sumamente útiles para una gran cantidad de fines, incluso comunicativos. No obstante, en instancias como reuniones de trabajo suelen ser excusas para la distracción. Si tus colegas están actualizando su estado de Facebook o mirando fotos en Instagram mientras se discuten temas importantes, todo tu esfuerzo será en vano. Por supuesto debes ser tú quien predique con el ejemplo y ser el primero en dejar el celular afuera de la sala de reuniones.
6. Documenta y comparte los puntos tratados. Toma nota de todas las propuestas, ideas y conclusiones que hayan surgido del intercambio colectivo. Para que no queden en la nada debes compartirlas con el resto de los participantes, una vez que termine la reunión.