Fuente: www.masmovil.es

Organizar una reunión puede convertirse en un pequeño martirio: encontrar una fecha y hora en la que todo el mundo implicado pueda, decidir de qué se va a hablar (y no olvidar ninguno de los puntos después), decidir quién va a tomar notas para el acta, dónde se va a celebrar la reunión, si va a ser online o presencial… Con todas las cosas y detalles que hay que tener en cuenta (y los imprevistos y cambios de última hora que siempre hay) es casi hasta un milagro que una reunión se llegue a celebrar y que todo salga bien. Si te ha tocado organizar una nueva reunión y crees que no vas a ser capaz, no te preocupes. ¡Hay siempre soluciones en el teléfono! A continuación os enumeramos las mejores 7 apps para organizar reuniones.

1. MightyBell. Esta app, con un diseño muy bonito y atractivo, sirve para organizar cualquier tipo de encuentro, no solo reuniones. Aventuras, manualidades, bodas, cenas en casa, reuniones de trabajo… ¡lo que tú quieras! Te deja realizar una pequeña encuesta entre los invitados para escoger fecha y hora, y enviar invitaciones. Si sueles quedar con el mismo grupo de gente, puedes crear un “círculo”, en el que todos los miembros pueden organizar nuevos encuentros, publicar información o chatear. Y busca ser también una red social, ya que permite buscar usuarios por intereses y hablar con ellos. Disponible solo para iOS.

2. GoToMeeting. Si ya tienes claro que la reunión va a ser online, esta app puede resultar muy práctica. Permite invitar a hasta 25 personas, que pueden asistir a la reunión desde un Mac, PC, iPad, iPhone o dispositivo Android. Las invitaciones pueden ser enviadas desde el teléfono (email o mensajería instantánea), y la reunión puede ser en forma de videoconferencia o solo con voz. Además, puedes compartir tu pantalla con los asistentes, que incluso pueden acceder de forma remota a tu teclado y ratón, si les das permiso. Disponible para iOS y Android.

3. Doodle. Una de las apps más claras y sencillas para ponerse de acuerdo en la fecha para una reunión o encuentro: se sincroniza con múltiples calendarios (Google, Outlook, iCal, Yahoo, entre otros), de forma que no es necesario tener que estar cambiando de página para ver si estás libre o no. Una de las funcionalidades más prácticas es la que permite compartir tu agenda con otros usuarios, de forma que puedan ver cuándo estás disponible. Puedes programar la reunión directamente desde el calendario. Disponible solo para iOS, pero con web optimizada para móvil para que otros usuarios puedan utilizarla también.

4. minutes.io. ¿Te ha tocado ser quien tome notas y redacte el acta de la reunión? Sí, es mala suerte, pero con esta herramienta (para usar en el navegador del ordenador, no es una app) será mucho más fácil. Proporciona una plantilla para que puedas de forma sencilla ir anotando quién dice qué en la reunión, seleccionando además si se trata de una idea o de alguna tarea. Al acabar la reunión, puedes enviar la URL del archivo por mail a los participantes, de forma que puedan acceder al acta desde cualquier sitio. Puedes usarlo sin registrarte.

5. Invy. Esta app sirve para organizar encuentros, ya sean de trabajo, entre amigos o familiares. Para usarla no hay más que crear un evento en la app, proponer varias fechas, y escoger a los contactos de tu agenda a los que quieras invitar (también puedes simplemente introducir el email). Estos recibirán la invitación y podrán contestar directamente en la app o a través de una URL privada qué fecha prefieren. Tras recibir las respuestas, el moderador escoge fecha y los datos definitivos del evento se envían a los invitados. Los amantes del diseño se enamorarán de esta app, que de momento está solo disponible para iOS.

6. Uberconference. Quien alguna vez haya tenido que participar en una conferencia telefónica (¡sin vídeo! ¡varias personas!) sabrá lo terrible que puede ser, sobre todo en entornos profesionales en los que no se conoce mucho a la gente y en los que es difícil saber quién ha dicho qué. Esta herramienta lo hace todo más sencillo: ofrece una interfaz visual que te permite consultar datos sobre cada uno de los participantes y resalta al que esté hablando en cada momento. Disponible para iOS y Android.

7. Attendium. Cualquier evento privado tiene una lista de invitados, algo que hasta ahora consistía en un papel con una serie de nombres apuntados. Esta app convierte esa lista en algo digital, con todas las ventajas que esto supone: automatiza la gestión de la lista de invitados permitiéndote escoger a gente desde distintos servicios (Facebook, bandeja de email, formularios web…) y hace del registro de saber quién ha llegado y quién no algo bastante más sencillo. Disponible para iOS.